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Convocation à l'AG d'association

Invitez officiellement vos membres à l'assemblée générale annuelle ou extraordinaire de votre association.

Mode d’emploi
  1. Remplissez les champs du formulaire.
  2. Vérifiez le document dans l’aperçu.
  3. Modifiez directement le texte si nécessaire.
  4. Ajoutez une signature, puis imprimez ou téléchargez le document.

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Type d'Assemblée
L'Association
Détails de la réunion
Signataire
Signature & Date
Signature

La signature de votre document n’est pas obligatoire mais elle est conseillée.

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Personnalisation (optionnel)

[Nom Association] [adresse association]

Fait à [ville signature], le 17 juin 2026

Objet : Convocation à l’Assemblée Générale Ordinaire

Madame, Monsieur, cher(e) adhérent(e),

Nous avons le plaisir de vous inviter à participer à l’Assemblée Générale Ordinaire de notre association qui se tiendra le :

Le [date AG] à [heure] Lieu : [lieu]

L’ordre du jour retenu est le suivant :

1. Rapport moral

2. Rapport financier

3. Vote du budget

4. Renouvellement du bureau

Nous vous rappelons que si vous ne pouvez pas assister à cette réunion, vous pouvez vous faire représenter par un autre membre de l'association muni d'un pouvoir.

Dans l'attente de vous rencontrer, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Pour le Conseil d'Administration,

[Prénom NOM] Président(e)

Comment convoquer une assemblée générale d'association ?

L'assemblée générale (AG) est l'organe souverain d'une association loi 1901. C'est le moment où les adhérents votent le rapport moral et financier, élisent les membres du bureau et décident des grandes orientations de l'année. Pour que les décisions prises lors de cette réunion soient juridiquement valides et non contestables, la procédure de convocation doit être scrupuleusement respectée, conformément aux dispositions prévues dans les statuts de votre association.

Information

Une convocation irrégulière (délai non respecté, ordre du jour incomplet, oubli d'un membre) peut entraîner la nullité de l'intégralité de l'assemblée générale devant un tribunal. C'est pourquoi il est impératif d'envoyer un courrier ou un mail officiel à chaque membre disposant du droit de vote. Ce document doit préciser les informations pratiques (date, heure, lieu) mais aussi et surtout l'ordre du jour détaillé, afin que chaque membre puisse préparer sa participation et ses questions de manière éclairée.

Information

Notre modèle de convocation intègre toutes les mentions obligatoires et d'usage pour sécuriser votre vie associative. Il inclut également un formulaire de pouvoir (procuration) indispensable pour que les membres absents puissent se faire représenter, garantissant ainsi que le quorum (nombre minimal de présents) soit atteint pour valider les votes.

Les étapes pour une convocation sans erreur

Suivez ces étapes pour réussir votre démarche.

  1. 1

    Réunissez le Bureau ou le Conseil d'Administration pour fixer la date, le lieu et l'ordre du jour de l'AG.

  2. 2

    Consultez vos statuts pour vérifier le délai de préavis (généralement 15 jours calendaires).

  3. 3

    Utilisez notre générateur pour rédiger la convocation en listant précisément chaque point soumis au vote.

  4. 4

    Joignez les documents importants (budget prévisionnel, rapport d'activité) si les statuts l'imposent.

  5. 5

    Envoyez la convocation par le mode de communication prévu par vos statuts (courrier simple, mail ou affichage).

Conseils pour une participation maximale

Rédigez un ordre du jour clair

Évitez les libellés trop vagues comme 'questions diverses'. Précisez les thèmes concrets : 'Vote du budget 2024', 'Élection du nouveau secrétaire', 'Validation du projet de voyage'. Un ordre du jour précis incite les membres à se déplacer.

Le formulaire de pouvoir est crucial

De nombreuses assemblées sont bloquées car le quorum n'est pas atteint. Joignez systématiquement un bon pour pouvoir à votre convocation. Rappelez aux membres qu'ils ne peuvent donner leur pouvoir qu'à un autre membre de l'association (sauf clause contraire).

L'importance du délai

Si vos statuts prévoient 15 jours de préavis, comptez bien 15 jours entiers entre le jour de l'envoi (le cachet de la poste ou l'envoi du mail faisant foi) et le jour de la réunion. En cas de doute, prévoyez toujours 1 ou 2 jours de marge.

Les informations à inclure impérativement

  • Le nom et l'adresse du siège social de l'association.
  • Le type d'assemblée (Annuelle, Ordinaire ou Extraordinaire).
  • L'ordre du jour détaillé (chaque point qui sera soumis au vote).
  • Un formulaire de pouvoir pour permettre le vote par procuration.
  • Le cas échéant, le texte des modifications statutaires proposées.

Questions fréquentes

Qui peut convoquer l'assemblée générale ?

C'est généralement le Président ou le Conseil d'Administration qui a le pouvoir de convocation. Cependant, les statuts peuvent prévoir qu'une fraction des membres (ex: 25%) peut exiger la tenue d'une AG.

Que faire si le quorum n'est pas atteint ?

Si le nombre de présents et représentés est insuffisant selon vos statuts, vous ne pouvez pas voter. Vous devez clôturer la séance et convoquer une seconde assemblée à une date ultérieure, qui pourra généralement délibérer sans condition de quorum.

Peut-on voter un sujet non prévu à l'ordre du jour ?

Non, le principe de spécialité de l'ordre du jour interdit de voter sur des sujets qui n'ont pas été notifiés aux membres dans la convocation. Les décisions seraient annulables.

Le mail a-t-il la même valeur que le courrier ?

Oui, si vos statuts prévoient expressément que la convocation peut être faite par voie électronique. C'est aujourd'hui la pratique la plus courante pour sa simplicité et sa rapidité.

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