À quoi sert le PV d’assemblée générale ?
Le procès-verbal garde la trace des décisions prises en assemblée générale. Il n’existe pas un modèle unique imposé à toutes les associations loi 1901 : il faut d’abord regarder les statuts, car ce sont eux qui organisent les règles internes de l’association.
Le PV devient surtout important lorsqu’il faut prouver une décision : approbation des comptes, changement de dirigeants, modification des statuts, dissolution, demande de subvention ou ouverture d’un compte bancaire.
Les informations à noter avant la réunion
Préparez le PV avant l’assemblée : nom de l’association, date, heure, lieu, organe réuni, ordre du jour, liste des personnes présentes ou représentées, pouvoirs reçus et règles prévues par les statuts.
Si les statuts prévoient un quorum, une majorité particulière ou une modalité de vote, notez-le clairement. Le secrétaire de séance peut compléter le document pendant la réunion, puis le faire relire avant signature.
Structure recommandée du procès-verbal
- Identification de l’association et type d’assemblée : AGO, AGE ou réunion mixte.
- Date, heure, lieu et mode de convocation.
- Président de séance, secrétaire de séance et membres présents ou représentés.
- Constat du quorum lorsque les statuts le prévoient.
- Ordre du jour traité dans l’ordre annoncé.
- Résolutions proposées, résultat des votes et décisions adoptées ou rejetées.
- Heure de clôture, signatures et annexes éventuelles.
Erreurs fréquentes à éviter
Le PV ne doit pas forcément raconter tous les débats. Il doit surtout permettre de comprendre ce qui a été décidé, dans quelles conditions et avec quel résultat de vote. À l’inverse, un PV trop court peut poser problème si la date, les résolutions, les votes ou les signatures manquent.
Vérifiez aussi la cohérence entre la convocation, l’ordre du jour et le PV final. Une décision importante prise hors ordre du jour peut être contestée si les statuts ou les règles internes ne la permettaient pas.
À vérifier dans les statuts
Service-Public rappelle que les statuts définissent notamment l’objet, l’organisation et les règles de fonctionnement de l’association. Avant de figer un PV, vérifiez donc les règles prévues pour la convocation, la tenue de l’assemblée, les votes, la modification des statuts et la dissolution.
La loi du 1er juillet 1901 définit l’association comme une convention entre au moins deux personnes qui mettent en commun leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que le partage de bénéfices.
Modèle et sources
Vous pouvez préparer votre document avec le modèle de PV d’assemblée générale d’association. Pour organiser la réunion en amont, utilisez aussi la convocation AG association et l’ordre du jour d’assemblée générale.