Les documents de base de l’association
Les statuts sont le document de base d’une association déclarée. D’après Service-Public, ils définissent son objet, son organisation et ses règles de fonctionnement. Ils doivent être rédigés en français et signés par les fondateurs.
Pour une association loi 1901 en régime général, les statuts sont signés par au moins deux fondateurs. En Alsace-Moselle, le régime local prévoit des règles différentes, notamment un dépôt au tribunal judiciaire et un nombre minimal plus élevé de fondateurs.
Documents utiles pour la gouvernance
- Statuts à jour et règlement intérieur si l’association en possède un.
- Récépissé de déclaration et publication au JOAFE lorsque l’association est déclarée.
- Liste des dirigeants, composition du bureau ou de l’organe dirigeant prévu par les statuts.
- Convocations aux assemblées générales.
- Ordres du jour et feuilles de présence.
- Procès-verbaux d’assemblée générale et de changement de bureau.
- Dossier chronologique des décisions importantes et versions successives des statuts.
Documents comptables et financiers
Même lorsqu’une petite association n’a pas d’obligations comptables complexes, elle doit garder une trace fiable de ses recettes, dépenses, cotisations, subventions et justificatifs. Cette rigueur facilite les demandes de subvention, les changements de trésorier et les relations avec la banque.
Pour une demande de financement, préparez généralement le budget prévisionnel, le rapport d’activité, les comptes approuvés et le PV de l’assemblée ayant validé les comptes.
Quand déclarer un changement ?
Certains changements doivent être déclarés : modification des statuts, changement de titre, d’objet, de siège social ou de dirigeants. Conservez le PV qui prouve la décision, car il peut être demandé pour justifier la modification.
Consultez la fiche Service-Public sur les associations pour confirmer la démarche applicable.
Points issus des sources officielles
- Les statuts donnent les règles de fonctionnement et peuvent être complétés par un règlement intérieur.
- Il est conseillé d’éviter dans les statuts les informations qui changent souvent, comme le montant des cotisations ou les données personnelles des membres.
- La loi de 1901 repose sur une mise en commun d’activité ou de connaissances dans un but autre que le partage de bénéfices.
Modèles et sources
Pour préparer vos documents internes, vous pouvez utiliser le PV d’assemblée générale, la convocation AG, l’ordre du jour AG, la démission d’association ou la demande de subvention.